6 Pengertian Press Release: Fungsi, Tujuan, Struktur, dan Cara Membuatnya

Pengertian Press Release: Fungsi, Tujuan, Struktur, dan Cara Membuatnya menurut lendingpageblogger.id

Dalam dunia komunikasi dan media, istilah press release atau siaran pers sudah sangat umum digunakan. Perusahaan, instansi pemerintah, lembaga pendidikan, organisasi non-profit, hingga tokoh publik memanfaatkan press release sebagai sarana menyampaikan informasi penting kepada publik, terutama melalui media massa.

Lantas, apa sebenarnya pengertian dari press release? Mengapa penting? Bagaimana struktur dan cara membuatnya agar efektif dan menarik perhatian media serta pembaca?

Simak penjelasan lengkap berikut ini.

Apa Itu Press Release?

Press release adalah dokumen tertulis atau pernyataan resmi yang disusun dan disebarluaskan kepada media dengan tujuan menyampaikan informasi penting, seperti peluncuran produk baru, perubahan manajemen, pencapaian perusahaan, kegiatan sosial, atau peristiwa penting lainnya.

Press release ditujukan agar media massa, baik online maupun cetak, dapat mengangkat informasi tersebut sebagai berita. Maka dari itu, isi press release harus disusun secara menarik, informatif, dan sesuai kaidah jurnalistik.

Definisi Lainnya:

• Menurut Public Relations Society of America (PRSA), press release adalah alat komunikasi penting dalam praktik public relations (PR) yang ditujukan untuk menjalin hubungan baik dengan media dan publik.

• Dalam konteks pemasaran, press release juga digunakan sebagai bentuk promosi tidak langsung (soft selling).

Tujuan Press Release

Penulisan dan penyebaran press release memiliki beberapa tujuan utama:

1. Menyampaikan Informasi Penting
   Memberikan kabar resmi dari perusahaan atau organisasi kepada masyarakat melalui media.

2. Membangun Citra Positif
   Press release yang baik bisa memperkuat citra positif perusahaan di mata publik, klien, atau pemegang saham.

3. Mengendalikan Informasi
   Dalam situasi krisis atau rumor, press release bisa menjadi sarana mengklarifikasi berita secara resmi dan cepat.

4. Menarik Perhatian Media
   Jika disusun dengan benar, press release bisa dimuat oleh media tanpa perlu banyak revisi. Ini memberikan exposure tanpa biaya iklan.

5. Meningkatkan Kredibilitas
   Informasi yang muncul di media massa cenderung dianggap lebih kredibel daripada iklan biasa.

Fungsi Press Release

Selain tujuan-tujuan di atas, berikut beberapa fungsi utama press release:

• Sebagai Alat Promosi: Terutama untuk produk atau layanan baru.

• Sebagai Dokumentasi Resmi: Menjadi arsip informasi penting perusahaan.

• Sebagai Media Hubungan Masyarakat: Menjalin dan menjaga hubungan baik dengan media, publik, dan stakeholder.

• Sebagai Strategi SEO (Search Engine Optimization): Untuk press release yang disebarkan secara online, dapat membantu menaikkan peringkat pencarian brand atau perusahaan.

Jenis-Jenis Press Release

Ada beberapa jenis press release tergantung dari tujuannya, di antaranya:

1. Press Release Produk
   Digunakan untuk memperkenalkan produk atau layanan baru.

2. Press Release Acara
   Berisi informasi tentang acara yang akan atau sudah dilakukan, seperti seminar, konser, peluncuran, dsb.

3. Press Release Krisis
   Digunakan untuk merespons isu negatif, masalah hukum, atau bencana agar informasi tidak simpang siur.

4. Press Release Prestasi
   Menyampaikan penghargaan, pencapaian, atau capaian target perusahaan.

5. Press Release Kemitraan
   Untuk mengumumkan kerja sama strategis dengan perusahaan lain.

Struktur Penulisan Press Release

Agar efektif dan bisa dilirik media, press release harus disusun secara sistematis. Struktur umum press release terdiri dari:

1. Headline (Judul)

Harus singkat, jelas, menarik, dan mencerminkan isi utama informasi. Gunakan kata kerja aktif.

Contoh:
“Startup Lokal Ini Gandeng Pemerintah Luncurkan Aplikasi Edukasi Gratis”

2. Lead (Paragraf Pembuka)

Paragraf pertama menjawab 5W + 1H:

• What: Apa yang terjadi?

• Who: Siapa yang terlibat?

• When: Kapan terjadi?

• Where: Di mana?

• Why: Mengapa penting?

• How: Bagaimana kejadian atau inisiatif itu dilakukan?

Lead harus ditulis padat dan jelas karena ini bagian paling penting yang menentukan apakah pembaca (dan jurnalis) tertarik melanjutkan membaca.

3. Body (Isi/Detail Informasi)

Paragraf berikut menjelaskan lebih rinci:

• Latar belakang

• Kutipan dari pihak berwenang (CEO, Direktur, Penyelenggara, dsb)

• Data pendukung (angka, statistik, hasil riset)

4. Closing (Penutup)

Berisi informasi tambahan seperti:

• Tautan ke website

• Narahubung (kontak media/PR)

• Catatan untuk editor jika perlu

Tips Menulis Press Release yang Efektif

1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas
   Hindari jargon teknis yang membingungkan.

2. Fokus pada Fakta, Bukan Iklan
   Press release bukan iklan. Hindari kalimat hiperbola atau terlalu promosi.

3. Gunakan Kutipan
   Tambahkan pernyataan langsung dari pimpinan atau pihak relevan agar terlihat lebih kredibel.

4. Gunakan Format Jurnalistik
   Susun berita dengan prinsip piramida terbalik: informasi paling penting di awal.

5. Sertakan Multimedia (jika digital)
   Gambar, video, atau infografik dapat menambah daya tarik bagi media online.

Cara Menyebarkan Press Release

Setelah press release selesai dibuat, Anda bisa menyebarkannya melalui:

1. Email ke Redaksi Media
   Kirim ke wartawan atau editor rubrik yang relevan. Sertakan subjek email yang jelas dan menarik.

2. Melalui Jasa Press Release Distribution
   Gunakan layanan seperti PR Newswire, siaranpers.co.id, atau media lokal yang menerima press release.

3. Upload ke Website dan Sosial Media
   Buat halaman khusus press release di situs resmi perusahaan Anda. Bagikan juga di LinkedIn, Facebook, dan media sosial lainnya.

4. WhatsApp Media List
   Jika Anda sudah punya daftar kontak media, kirim ringkasan dan tautan via WhatsApp pribadi (bukan grup).

Kesimpulan

Press release adalah alat komunikasi strategis dalam dunia bisnis dan humas yang berguna untuk menyampaikan informasi resmi kepada media dan publik. Dengan penulisan yang terstruktur, isi yang faktual, dan distribusi yang tepat, press release bisa menjadi senjata ampuh untuk membangun reputasi, mendongkrak popularitas brand, dan mengelola persepsi publik.

Apakah Anda seorang pelaku bisnis, humas perusahaan, atau content creator, memahami cara membuat dan menyebarkan press release secara profesional akan sangat membantu dalam menyampaikan pesan secara luas dan kredibel.